サークル・学生団体のWebサイトを，10年・20年・100年と続けるために必要なのは，「美しいデザイン」ではありません．圧倒的に引き継ぎドキュメントです．代替わりのたびに「これ誰のアカウントだっけ」が起きる団体は，3〜5年で必ずサイトが死にます．
この記事では，サークルサイトの引き継ぎを100年続けるためのドキュメント術を，弊社が小規模団体の運用を見てきた経験から整理します．
1：「引き継ぎ書」は1ファイルで完結させる
引き継ぎ情報が複数ファイルに分散していると，必ずどこかが古くなって嘘の情報になる．1つのドキュメント（Notion / Google Document）に集約し，常にここだけを見れば全てがわかる状態を維持する．
最小限の項目：
- ドメイン取得サービスと管理者アカウント
- レンタルサーバーの契約情報・ログインURL
- WordPress 管理画面のURL・ログイン情報
- DNS の現在の設定
- 支払い方法・更新日
- SNS アカウント情報
- 緊急時の連絡先（顧問の先生・OB会）
2：パスワードは「個人」ではなく「役職」に紐付ける
「代表のメール」「会計のメール」「Web担当のメール」をそれぞれ作り，役職ごとのGmail / G Suiteを団体で持つ．個人のメールに各種通知が飛ぶと，卒業した瞬間に連絡が途切れる．
パスワード管理は Bitwarden / 1Password のチームプラン（または無料の Bitwarden Free）．個人カードでログインしているサービスは1個もない状態を目指す．
3：支払いは「団体のクレジットカード」or「年払い前払い」
代替わりのたびに支払い情報を変更するのは事故の温床．団体名義のクレジットカードか，顧問の先生のカードで，5年分一括前払いするのが安全．
ムームードメイン なら最大10年分まで一括前払い可能．年額換算は変わらないが，引き継ぎ忘れによる失効リスクをほぼ消せる．
4：年に1回，引き継ぎ書を「読み合わせ」する
ドキュメントは作って終わりではダメ．毎年4月（or 代替わりの月）に，新旧Web担当が一緒に読み合わせをする．古い情報があれば一緒に更新する．
この30分の習慣が，「サイトが突然死しない団体」を作ります．
5：「歴史」を残せる仕組みにしておく
引き継ぎは情報だけでなく，歴史の引き継ぎでもあります．毎年のイベント・代表メッセージ・活動の記録をブログ機能で残しておくと，新入生が「この団体の歩み」を1ページで読めるようになります．これが集客にも，OBとの関係維持にも効く．
WordPress なら自然にブログとしてアーカイブできるので，「過去ログを残す」が運用の副作用として実現します．これは静的HTMLでは難しい．
まとめ ― 100年続くサイトは，仕組みで作られる
サークルサイトの寿命は，サイトのデザインや技術ではなく，引き継ぎ仕組みの強度で決まります．ドキュメント1枚集約・役職メール・団体カード・年次読み合わせ・歴史アーカイブ ―― この5つを最初に整えれば，あなたの団体のサイトはあなたが卒業した後も，しっかり生き続けます．